Sistem Informasi Akuntansi , Sistem Pengelolaan Transaksi dan Sistem Perencanaan Implementasi pada PT. Rayas Triputra Sejati

SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

(SI – PI)

Sistem Informasi Akuntansi , Sistem Pengelolaan Transaksi dan Sistem Perencanaan

Implementasi pada PT. Rayas Triputra Sejati

Dosen :

Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

Dibuat oleh :

Min Sururi Anfusina

(55517120053)

PT. Rayas Triputra sejati adalah perusahaan yang bergerak dibidang jual beli barang dengan spesifikasi spare part mesin pabrik, secra umum kegiatan operasional perusahaan adalah membeli barang dari vendor sesuai dengan pesanan customer kemudian barang setelah samapai dari luar negri kemudian di simpan digudang, namun tidak sampai menggunakan waktu yang lama, karna karakteristik barang yang dibutuhkan customer adalah barang unik yang dibutuhkan secepatanya agar tidak menghambat proses produksi dari customer. setelah selesai proses terima dan kirim barang lalu dibuatkan tagihan sesuai dengan perjanjian di Sales Order, demikian lah gambaran secara garis besar kegiatan operasional perusahaan.

A.    Sistem Informasi

Sistem adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,  mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan (Jogiyanto , 2005).

Hartono (1999)  mengklasifikasikan Komponen Sistem Informasi terdiri dari 5 Blok, dian pada PT Rayas Tiputra sejati hal tersebut meliputi :

a.       Blok masukan input mewakili data masuk ke dalam sistem informasi yang  meliputi metode  metode dan media -media untuk mengungkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar dalam hal ini di PT Rayas adalah berupa dokumen Purchase order, sales order, Invoic, dan mutasi bank

b.      Blok model yang terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik  yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data  dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Pada blok model data brupa dokumen transaksi yang sudah diinput akan menghasilkan layout baru berupa dokumen yang didesain sesuai kebutuhan perusahaan misal tagihan yang diterima ketika diinput kedalam program kemudaian akan terbetuk layout tanda terima yang di buat sesuai dengan ketuhan perusahaan.

c.       Blok keluaran produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan  informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua  tingkatan manajemen serta semua pemakai pada PT rayas dokumen ini berupa laporan-laporan yang didesain sedemikian rupa untuk memudahkan manajemen membaca laporan, seperti laporan penjualan, laporan pembelian, laporan kas, dan laporan gudang.

d.      Blok teknologi digunakan untuk menerima input,  menjalankan model,  menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran  dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan. Pada PT rayas seluruh transaksi di kelola dalam satu software akuntansi yang setiap bagian sudah di batasi hak dan tanggung jawab aksesnya.

e.       Blok basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Pada PT rayas seluruh database dibackup di Harddisk dan disimpan oleh Direktur.

B.     Sistem Informasi Akuntansi, sistem informasi akuntansi merupakan bagian dari sistem informasi.berikut merupakan definisi sistem informasi akuntansi

1.      Mulyadi (2001), Sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang  dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen untuk mengelola perusahaan. Tujuan utama dari penyusunan sistem informasi akuntansi adalah menyediakan informasi akuntansi kepada berbagai pihak pengguna baik pihak intern maupun pihak ekstern

2.      sistem informasi akuntansi adalah sekumpulan elemen-elemen, prosedur-prosedur, dan catatan-catatan yang digunakan dalam memproses suatu data keuangan yang kemudian menghasilkan informasi berupa laporan keuangan yang berguna bagi berbagai macam pihak yang berkepentingan, selain itu sistem informasi akuntansi juga menghasilkan informasi  non keuangan yang berguna bagi pengambilan keputusan internal seperti laporan kinerja, laporan piutang pelanggan, laporan perpindahan persediaan, dll. Pemakai laporan tersebut antara lain adalah pihak internal (manajerial) dan juga pihak eskternal (kreditur, debitur, dll) (Dwijanantri,2015).

Berdasarkan bebrapa definsi mengenai sistem informasi akuntansi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sekumpulan transaksi yang terintegrasi dimulai dari informasi berupa bukti transaksi yang kemudian diolah dan menghasilkan sebuah informasi berupa laporan keuangan yang diguanakan sebagai bahasa komunikasi kepada para stakeholder dalam hal pengambilan keputusan.

Sistem Informasi Akuntansi di PT rayas dapat dilihat dalam gambar berikut ini :

Berdasarkan kegiatan operasional perusahaan, gambar diatas merupakan alur dalam proses harian perusahaan. Terlihat bahwa kegiatan pokok perusahaan adalah menjual dan membeli barang.

C.     Tujuan Penyusunan Sistem Informasi akuntansi

Menurut (Mulyandi 2001) adalah sebagai berikut :

1.      Untuk menyediakan informasi bagi pengelola usaha baru. Kegiatan pengembangan sistem informasi akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang dijalankan selama ini

2.      Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan sistem yang sudah ada. Perkembangan usaha perusahaan menurut sistem akuntansi untuk menghasilkan laporan dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya, dengan struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen.

3.      Memperbaiki pengendalian dan pengecekan intern.Akuntansi merupakan alat pertanggungjawaban kekayaan suatu organisasi. Pengembangan sistem informasi akuntansi seringkali ditujukan untuk memperbaiki perlindungan  terhadap kekayaan organisasi sehingga pertanggungjawaban terhadap pengguna kekayaan organisasi dapat  dilaksanakan dengan baik. Pengembangan sistem informasi akuntansi bertujuan untuk memperbaiki  pengecekan intern agar informasi yang dihasilkan dapat dipercaya.

4.      Untuk menekan biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.  Pengembangan sistem informasi akuntansi  sering digunakan untuk menghemat biaya informasi yang merupakan barang ekonomi, sehingga untuk  memperolehnya diperlukan pengorbanan sumber ekonomi lainnya

D.    Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Romey dan Steinbart (2003) sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen, sebagai berikut:

1.      Orang yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan berbagai macam fungsi

2.      Prosedur manual dan otomatis, meliputi pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan

3.      Data yan berkaitan dengan aktifitas perusahaan

4.      Software yang digunakan untuk memroses data perusahaan

5.      Infrastruktur teknologi informasi yang meliputi computer, alat komunikasi

E.     Fungsi Penggunaan Sistem Informasi akuntansi

Menurut Romey dan Steinbart (2006) fungsi sistem informasi akuntansi diantaranya adalah:

1.      Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas - aktivitas  yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak -pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang terjadi

2.      Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.

3.      Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset - aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.

F.      Sistem Pengelolaan Transaksi

Gambar 1.1

Sistem Pengelolaan transakasi

Gambar diatas menjelaskan sebuah alur transaksi operasional perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan atau jual beli barang,

1.      Transaksi Penjualan barang

Transaksi pemrosesan penjualan barang ini dimulai dari penawaran harga barang kepada customer, kemudian jika harga sudah disetuji pihak pembeli makan akan dikirimkan sales order, yang akan diinput bagian penjualan dan diterusakan ke bagian gudang untuk di siapkan barang. Setelah barang siap maka akan disiapkan proses kirim barang, dan tagihan. Kemudaian customer akan melakukan pembayaran tagihan sesuai termin.

2.      Transaksi permintaan barang

Proses ini dilakukan pihak gudang jika brang yang di pesan oleh customer tidak tersedia  di gudang, jumlah,dan jenis barang yang diminta bagian gudang sebelum diteruskan ke bagian pembelian harus mendapat persetujan manajer.

3.      Transaksi Pembelian barang

Transaksi pemrosesan pembelian barang dilakukan ketika terjadi permintaan barang oleh bagian gudang, bagian purchasing akan mencari barang yang sesuai dan kemudian memprooses purchase order kepada vendor, dengan harga yang sudah disetuji dan diketahui manajer, kemudain accounting akan memproses pembayaran, pada proses pembayaran ini dilakukan dengan dua metode sesuia perjanjian dengan tunai atau tempo.

4.      Transaksi Penerimaan dan pengeluaran uang

Pada proses transaksi ini, accounting menjadi bagian yang memiliki hak penuh untuk melakukan transaksi, jia terdapat pendapat darii customer maka accounting akan menerima dan menagih jika ada customer yang melawati batas jatuh tempo. Accounting juga akan memproses seluruh permintaan pembelian barang dari bagian purchasing dan menjadwalkan pembyaran-pembayaran hutang. Transaksi-transaksi keuangan yang tidak berhubungan langsung dengan penjualan dan pembelian merupkan tanggung jawab accounting dan akan membukukan sesuai jenis transaksi keuangan. kemudian dari seluruh data yang diawali dari penjualan dan pembelian accounting akan menyajikan dalam bentuk laporan keuangan yang digunakan pihak internal dan eksternal perushaan untuk pengambilan keputusan.

G.    Sistem perencanaan Perusahaan

Sistem perencanaam perusahaan atau yang biasa disebut ERP (Enterprise Resource Planning Systems)  adalah paket software yang melibatkan banyak modul software yang berkembang terutama dari sisitem tradisional Manufacturing Resource Planning (MRP II).

Menurut (Setyawan 2005) Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi terintegrasi yang dapat mengakomodasikan kebutuhan – kebutuhan sistem informasi secara spesifik untuk departemen – departemen yang berbeda pada suatu perusahaaN. ERP Terdiri dari bermacam – macam modul  yang disediakan untuk berbagai kebutuhan dalam suatuperusahaan, dari modul untuk keuangan sampai modul untuk proses distribusi. Penggunaan ERP menjadikan semua sistem di dalam suatu perusahaan menjadi satu sistem yang terintegrasi dengan satu database, sehingga beberapa departemen menjadi lebih mudah dalam berbagi data,dan lebih mudah pula dalam melakukan komunikasi.

Tujuan dari ERP adalah untuk mengintegrasikan proses-proses kunci organisasi seperti order entry, manufacturing, pembelian dan utang dagang, penggajian, dan sumber daya manusia. Dalam model system informasi tradisional tiap departemen atau fungsi mempunyai system komputer sendiri yang didesain untuk mengoptimalkan kinerjanya tiap departeman dan fungsi. ERP menggabungkan semua ini menjadi satu system yang terintegrasi yang mengaskses satu database sehingga  memungkinkan sharing informasi dan meningkatkan komunikasi dalam perusahaan

Gambar 1.2

Konsep dasar ERP

PT Rayas Triputra sejati merupakan salah satu perusahaan yang menggunakan software akuntansi “Accurate”. Keputusan menggunkan software tersebut karna sangat cocok dengan jenis kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan jual beli barang impor,yang dimana dalam kegiatannya menggunakan dua mata uang, dollar dan rupiah.  software akuntansi tersebut sangat memudahkan perusahaan dalam menjalankan transaksi harian dan menyajikan laporan keuangan real time, sebuah software juga membatasi serta mampu menciptakan pengendalian internal karna setiap bagian sudah mendapat hak yang telah di batasi sesuai dengan job dari pimpinan, sehingga meminmalisir pencurian data, penghapusan data dan penyalahgunaan wewenang.

Setiap alur transkasi yang dimulai dari awal akan saling berkaitan dengan bagian lainnya, sehingga para karyawan harus lebih teliti dalam melakukan penginputan data, karna apa yang diinput dari bagian yang paling awal data tersebut akan digunakan bagian lainnya .

Daftar Pustaka

Ferdian, 2010. Perencaanan Sistem Informasi Akuntansi (Studi kasus pada CV. Mitra Tanindo), Skrispi Universitas sebelas Maret Surakarta. (Rabu 28 maret 2018 jam 22.00)

Hapzi Ali, Modul 4 Definisi Sistem Informasi, Tinjauan SIA, Sistem Pengelolaan Transaksi dan Sistem perencanaan perusahaan, Universitas Mercu Buana (30 Maret 2018 jam 21:36)

Prakasita, Dwijantari.2015 “ Perancangan Sistem Akuntansi Informasi Penjualan dan Persediaan di Central Steak and Coffee Boyolali, Skripsi, Unversitas Negri Yogyakarta (Rabu 28 maret 2018, jam  22:43)

Kabuhung, Meyristika.2013. sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan pengeluaran Kas untuk perencanaan dan Pengendalian keuangan pada organisasi Nirlaba kegamaan. Jurnal EMBA Vol 1 no3 juni 2013 hal 339-348 ISSN 2303-1174 (rabu, 28 Maret 2018, jam 22:50)

Wibisono, Setyawan.2005. Enterprise Resource Planning (ERP)Solusi Sistem Informasi Terintegrasi . Jurnal Teknologi Informasi  Dinamik Volume X No.3 September 2005 ISSN 0854-9524 (Kamis 29 maret 2018 jam 23:46)

Anonim1, http://staffnew.uny.ac.id/upload/132309995/pendidikan/BAB+6+SISTEM+PERENCANAAN+SUMBER+DAYA+PERUSAHAAN.pdf (29 Maret 2018 jam 23:29)

SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

(SI – PI)

Pengendalian Internal dan Unsur-Unsur Pengendalian COSO serta

Implementasi pada PT. Rayas Triputra Sejati

Dosen :

Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

Dibuat oleh :

Min Sururi Anfusina

(55517120053)

 

 

1.      Pengendalian Internal

Menurut Committee of Sponsoring Organizaation (COSO) pengertian pengendalian intern adalah proses yang dapat dipengaruhi  direksi, manajemen, dan karyawan dalam menyediakan secara layak  suatu kepastian mengenai prestasi yang diperoleh secara objektif dalam penerapannya tentang laporan keuangan yang dapat dipercaya, diterapkan efisiensinya dan efektifitas dalam kegiatan operasional perusahaan dan diterapkannya peraturan dan hukum yang berlaku agar ditaati oleh semua pihak.

Menurut Dyna,(2016) pengendalian internal adalah proses, yang dipengaruhi oleh  dewan direksi, manajemen dan personel lain dalam perusahaan, yang dirancang  untuk memberikan jaminan yang memadai atas pencapaian tujuan operasi,  pelaporan, dan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.

2.      Unsur – Unsur Pengendalian Internal

a.       Lingkungan Pengendalian Internal

Adalah Seperangkat Standar, Proses, dan struktur yang menjadi dasar pengendalian internal di seluruh organisasi, Direksi dan manajemen menetapkan kebijakan yang jelas terkait pentingnya pengendalian internal dan perilaku standar yang diharapkan.

Lingkungan pengendalian adalah cermin sikap dan tindakan pemilik dan manajemen,s sehingga menjadi fondasi dari semua komponen pengendalian internal lainnya. Atmosfer yang tecipta dari lingkungan pengendalian sangat mempengaruhi efektivitas komponen pengendalian internal secara keseluruhan.

Pada PT. Rayas diterapkan sebuah standar operasional pekerjaan dimana dalam SOP dimuat seluruh alur kerja dan tanggung jawab setiap divisi serta batasan-batasannya yang harus dipatuhi. Seluruh alur pekerjaan dijelaskan masing-masing fungsi nya mulai dari level yang paling atas hingga level tebawah. Dan seluruhnya dipertanggung jawabkan kepada direktur. Kegiatan operasional perusahaan adalah menjual dan membeli barang, bagian yang betugas menawarkan barang adalah seorang sales, yang kemudian membuat sales order dari customer. Setelah itu pesanan diteruskan  ke bagian gudang untuk diproses penyediaan barang, kemudian pihak gudang akan mengajukan pembelian barang ke manajer kemudian disetujui dan dikirimkan ke bagian purchasing, dengan harga yang telah disetujui manajer kemudian dilakukan proses pembelian dan pembayaran oleh accounting, kemudian barang diterima gudang dan dilakukan proses kirim barang serta tagihan melalui bagian admin.

b.      Penilian resiko (Risk Assessment) adalah proses yang dinamis

Adalah proses yang dinamis dan berulang untuk mengidentifikasi dan menganalisis risiko dalam mencapai tujuan entitas serta menentukan bagaimana risiko harus dikelola. Dalam konteks ini, tidak terbatas risiko laporan keuangan yang tidak handal, melainkan juga mempertimbangkan kemungkinan perubahan dalam lingkungan eksternal dan internal.

Penilaian resiko pada PT. Rayas dalam hal ini adalah terhadap resiko tagihan tak tertagih, banyak dari customer melewati batas waktu tempo yang telah disetuju diawal, antisipasi yang dilakukan perusahaan kemudian adalah tidak memberi masa kredit atau harus COD atau sebelumnya customer harus membayar down payment . resiko lainnya yang dihadapi adalah karna proses pembelian barang kebanyakan adalah dari luar negri sering terjadi bang rusak selama perjalanan atau tidak sesuai speck yang dibutuhkan. Maka dari itu untuk proses pembelian barang dari luar negri perusahaan menggunakan perjanjian bahwa segala kerusakan sebelum samapai ke gudang pembeli akan ditanggung penjual.

c.       Aktivitas pengendalian Control (control Activities)

 Adalah tindakan  yang diatur oleh kebijakan dan proseduruntuk membantu memastikan bahwa arahan organisasi  untuk mengurangi risiko yang mempengaruhi pencapaian tujuan telah dilaksanakan. Kegiatan pengendalian dilakukan di semua tingkat dan di berbagai tahap dalam  proses bisnis dan pelaporan keuangan.Contoh aktivitas pengendalian adalah otorisasi, persetujuan, verifikasi, rekonsiliasi, reviu, pemisahan tugas dan tanggung jawab.

Direksi memantau seluruh kegiatan dan proses input transaksi yang dilakukan tiap divisi, melalui software akuntansi memudahkan control manajemen dalam memantau, meriview  kegiatan serta dapat memastikan apakah pengarahan manajemen di eksekusi dengan baik.

d.      Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

Informasi diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab  pengendalian internal dalam mendukung pencapaian tujuan  pelaporan keuangan. Komunikasi adalah kegiatan terus-menerus dan proses berulang untuk menyediakan, berbagi  dan memperoleh informasi yang diperlukan untuk  merancang, melaksanakan dan  mengevaluasi pengendalian  internal, dan untuk menilai efektivitas Dengan kata lain informasi dan komunikasi ini adalah  bentuk dari identifikasi, pengungkapan dan pertukaran  informasi dalam bentuk dan kerangka waktu tertentu  sedemikian hingga membuat orang-orang dalam organisasi mampu melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya baik secara internal  (ke seluruh level organisasi)  maupun  eksternal (kepada pihak yang berkepentingan).

Informasi yang diterima direksi adalah seperti laporan harian masuk-keluar barang, jumlah sales order yang masuk setiap minggu dan jumlah biaya yang dikeluarkan baik untuk kegiatan operasional maupun non operasional.

e.       Pemantauan (Monitoring)

Adalah kegiatan untuk memastikan apakah masing - masing dari lima komponen pengendalian internal ada dan  berfungsi. Setiap ditemukan adanya kekurangan harus dievaluasi dan dikomunikasikan secara tepat waktu kepada direksi.

Seluruh karyawan dan direksi  PT. Rayas melakukan evaluasi rutin bulanan untuk mereview target perushaan dan segala kebijakan serta masalah yang timbul, namun untuk beberapa divisi yang sering mengalami maslah seperti sales dan purchasing melakukan evaluasi setiap hari.

Daftar Pustaka :

McNally, J. Stephen CPA., 2013, The 2013 COSO Framework & SOX  Compliance, COSO. (22 maret 2018 jam 20.20)

Susianti, Dyna Lusi. 2016, “Evaluasi sistem Pengendalian internal Menggunakan Pendekatan COSO Studi Kasus Koperasi Warga Patra V”. Thesis, Universitas Airlangga. (22 maret 2018 jam 20.30)