Siklus Pengeluaran (Pembelian dan Pembayaran Kas) Implementasi Pada PT. Rayas Triputra Sejati

SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

(SI – PI)

Siklus Pengeluaran (Pembelian dan Pembayaran Kas)

Implementasi Pada PT. Rayas Triputra Sejati

Dosen :

Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

Dibuat oleh :

Min Sururi Anfusina

(55517120053)

A.    Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran merupakan aktivitas yang berhubungan dengan pengeluaran untuk keperluan pembayaran barang atau jasa yang digunakan untuk operasional perusahaan (Mardi, 2011 : 88) dalam (Lilik, 2012)

Menurut Lilik (2012) Siklus pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli.

Siklus pengeluaran Menurut Romney dan Stainbert (2006:75) dalam Fajar (2013) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Bodnar dan Hopwood (2006:9) dalam Meilinasari (2012), Siklus pengeluaran merupakan kejadian yang terkait dengan perolehan barang dan jasa dari entitas lain serta pelunasan kewajiban terkait dengan perolehan barang dan jasa tersebut.

Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis yang terkait  dengan pengeluaran atas pembayaran pembelian barang dan jasa yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi.

B.     Aktivitas Dasar Siklus Pengeluaran

Menurut romney dan Steinbart (2006) dalam Meilisa (2012) aktivitas siklus pengeluaran terbagi menjadi tiga, yaitu:

1. Pemesanan Barang

Aktivitas utama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan dan perlengkapan. Keputusan penting yang dibuat dalam langkah awal ini adalah mengidentifikasikan apa, kapan, dan berapa banyak barang yang akan dibeli, seperti juga mengidentifikasikan dari pemasok mana akan dibeli. Agar tidak terjadi penumpukan atau order barang yang ganda, maka diperlukanlah sebuah sistem pengendalian, berikut merupakn dua metode pengendalian persediaan

Menurut Hapzi (2018) Ada 2 jenis metode pengendalian persediaan atau perlengkapan yaitu:

a.    Metode Pengendalian Tradisional

Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]). Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

b.      Metode Pengendalian Altenatif

1.      MRP (material requirement planning)

Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan

2.      JIT (just in time) Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan

menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.
Perbedaan mendasar antara system JIT dan MRP

2.  Menerima dan Menyimpan barang

Aktivitas bisnis kedua adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk menerima kiriman dari pemasok. Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama, yaitu: memutuskan apakah akan menerima kiriman dan dan memverifikasi jumlah serta kualitas barang yang dikirim. Keputusan pertama dibuat berdasarkan informasi yang diberikan oleh fungsi pembelian. Keputusan ini sangat penting karena penerimaan barang yang tidak dipesan akan mengakibatkan terbuangnya waktu dan ruang dalam menangani serta menyimpan barang-barang tersebut hingga dapat dikembalikan. Memverfikasi jumlah barang yang dikirim merupakan hal yang penting untuk memastikan bahwa perusahaan hanya membayar barang-barang yang benar-benar diterima dan bahwa catatan persediaan diperbaharui dengan akurat

3. Membayar Barang dan Layanan

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui nota penjualan dari vendor untuk pembayaran, kasir yang bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran

C.    Fungsi yang terkait dengan dengan siklus pengeluaran

Adapun Fungsi yang terkait dengan siklus pengeluaran menurut Lilik (2012) adalah sebagai berikut:

1.      Departemen pemesanan barang

2.      Bagian penerimaan barang

3.      Bagian Akuntansi

4.      Bagian Kasir

D.    Dokumen yang digunakan dalam siklus pengeluaran

Dokumen terkait dengan siklus pengeluaran, pembelian dan pembayaran kas adalah sebagai berikut:

1.      Form Permintaan Barang (Purchase requisition)

2.      Penawaran Barang (Quotation)

3.      Purchase order

4.      Delivery order

5.      Form Penerimaan barang

6.      Invoice

7.      Cek / Giro

8.      Voucher

E.     Pencatatan terkait siklus pengeluaran adalah sebagai berikut:

1.      Jurnal pengeluaran Kas

2.      Jurnal Pembelian

3.      Buku besar pembantu Hutang

4.      Buku besar Kas

F. Siklus Pembelian

Siklus Pembelian adalah suatu rangkaian kegiatan atau transaksi terkait pembelian barang dan/jasa yang dapat dilakukan baik secara tunai maupun kredit

berikut adalah alur dan prosedur dari siklus pembelian yang dilakukan di PT. Rayas Triputra Sejati:

1. Pembelian

Pihak Terkait : Bagian pembelian barang, kasir/accounting

Dokumen   : PO dari customer, PO ke supplier, form pengajuan pembelian barang kwitansi, surat jalan, faktur/faktur pajak dari supplier.

Prosedur kerja :

a) Bagian Pembelian Barang :

1.      Menerima surat order (PO) dari customer,

2.      Melakukan survey pasar, mengajukan permintaan penawaran harga,

3.      Menentukan supplier

4.      Membuat permintaan barang dengan mengirimkan PO kepada supplier,

5.      Mengajukan form pengajuan pembelian kepada direktur untuk disetujui,

6.      Formulir diserahkan ke bagian akunting,

7.      Menerima dan mengecek nominal uang sesuai permintaan,

8.      Menerima dan mengecek barang dan dokumen-dokumen dari supplier,

9.      Membayarkan sesuai harga barang,

10.  Mencatat transaksi dalam buku pembelian barang,

11.  Menyerahkan bukti-bukti pembelian barang ke bagian admin untuk di-arsip.

Alur Proses/Flowchart Pembelian

b) Bagian Penerimaan Barang, dan Administrasi

1.      Sesuai dengan PO, Bagian Gudang  memverifikasi kedatangan Barang dari suplier.

2.      Apabila sesuai, maka Laporan Penerimaan Barang dan jasa yang dibuat oleh bagian gudang dan mencatat stok barang ke dalam kartu persediaan barang.

3.      Apabila tidak sesuai maka bagian gudang akan mengkonfirmasikan ke Bagian Pembelian untuk melakukan konfirmasi kepada suplier untuk pengembalian / penukaran barang.

4.      Seluruh dokumen dan laporan penerimaan barang yang diterima oleh bagian gudang, baik berupa PO, Surat Jalan,tagihan dan Faktur pajak diserahkan kebagian pembelian.

5.      Dokumen tersebut di teruskan ke bagian Admin untuk kemudian dicatat seluruh transaksi dalam jurnal pembelian, pada proses ini diinput dengan menggunakan software akuntansi, jika sudah selesai maka seluruh dokumen diserahkan ke akunting untuk dilakukan proses pembayaran

Alur Proses/Flowchart Penerimaan Barang

G. Pengeluaran Kas

Pembayaran kas atau pengeluaran jas adalah sebuah prosedur pengeluaran kas baik dalam bentuk uang tunai, cek atau giro dan kliring untuk seluruh transaksi berkaitan pembelian barang dan jasa yang digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan, dalam hal ini mencakup lebih luas untuk seluruh transaksi kas keluar, bukan hanya sekedar pengeluaran uang atas transaksi utama perusahaan sebagai perusahaan dagang yaitu membeli dan menjual barang.

1. Pengeluaran Kas  

Pihak Terkait      : accounting, bagian pembelian, bagian penggajian, dll

Aktifitas              : proses pengeluaran kas baik intern (bayar gaji, pajak, biaya  akomodasi, biaya promosi, biaya pemeliharaan asset, pembelian asset) atau ekstern (beli barang, bayar hutang, bayar bunga pinjaman,)

Dokumen           : Form pengajuan pengeluaran kas

Prosedur kerja     :

a) Dimulai dengan permintaan pengeluaran kas (form pengajuan pengeluaran kas),

b) Persetujuan Direktur,

c) Menghitung dan mengeluarkan kas sesuai nominal permintaan.

d) Mencatat transaksi dalam jurnal pengeluaran kas.

e) Menerima dan mengecek keabsahan bukti transaksi.          

f) Mengarsip dan mencatat dalam buku besar dan buku besar pembantu.

2.  Alur Proses/Flowchart Pembayaran Kas

Sumber:

Romadhano, Fajar. 2013. Analisis Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran Kas (Studi kasus pada PT. Dian Mega Kurnia Surabaya) Artikel Ilmiah, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Perbanas.2013 (di akses tanggal 23 Mei 2018 jam 14:30)

Susanto, Meilianasari.2012 Perancangan Sistem Informasi Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Pada Apotek Eka Farma, Skripsi, Universitas Kristen Satya Wacana.2012 9diakses tanggal 23 Mei 2018 jam 15:00)

Waidah, Nur Lilik. 2012. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT. Star Internasional di Surabaya,Tugas Akhir, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Perbanas.2012 (diakses tanggal 23 Mei 2018 jam 14:00)

 Hapzi, Ali. Modul Sistem Informasi dan Pengendalian Internal Siklus pengeluaran, dan Pembayaran Kas SI, Universitas Mercu Buana Jakarta,2018. (diakses tanggal 23 Mei 2018, jam 22:36)

Standar Operasional Prosedur PT Rayas Triputa Sejati (diakses 24 Mei 2018, jam 14:30)