Siklus Pendaptan (Penjualan dan penerimaan Kas) Implementasi pada PT. Rayas

SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

(SI – PI)

Siklus Pendapatan Penjualan dan penerimaan kas Sistem informasi

Implementasi pada PT. Rayas Triputra Sejati

Dosen :

Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

Dibuat oleh :

Min Sururi Anfusina

(55517120053)

A. Pengertian Siklus pendapatan

Siklus Pendapatan adalah pertukaran langsung dari produk akhir dan jasa menjadi kas dalam satu kali transaksi antara penjual dan pembeli. Jadi, suatu rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. (Heni 2014)

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan tersebut. Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai, (Krismiaji 2002) dalam (Nur fakhrur 2012)

Romney dan Steinbart (2012:702) dalam Grace et al (2016) menjelaskan bahwa siklus pendapatan (Revenue Cycle) is the recurring set of business activitis and data processing operations associated with providing goods and services to customers and collecting cash in payment for those sales.

B. Tujuan siklus pendapatan :

1.      Mencatat order penjualan dengan cepat & akurat.

2. Memeriksa kelayakan kredit pelanggan.
3. Mengirimkan produk atau jasa sesuai hari yang ditentukan.
4. Melakukan penagihan dengan tepat waktu dan akurat.
5. Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas dengan cepat dan akurat.
6. Posting penjualan dan penerimaan kas pada buku pembantu piutang yang sesuai.
7. Mengamankan produk sampai barang dikirim
8. Mengamankan kas sampai didepositokan.

C. Fungsi yang Terkait dengan Siklus Pendapatan

Adapun fungsi yang terkait dengan akuntansi penerimaan kas menurut Arens et al (2011;525) dalam Gracia et al (2016) yaitu :

1.      Fungsi pemberian kredit

2.      Fungsi pengiriman barang

3.      Fungsi penagihan pelanggan dan pencatatan penjualan

4.      Fungsi pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas

5.      Fungsi pemrosesan dan pencatatan retur penjualan dan pengurangan harga

6.      Fungsi penghapusan piutang tak tertagih

7.      Fungsi pemrosesan pesanan pelanggan

8.      Fungsi pembebanan piutang tak tertagih

D. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam Siklus Pendapatan

Menurut Gracia et al (2016) ada Dua macam dokumen yang digunakan dalam siklus pendapatan yaitu Dokumen Sumber (Source Document), yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu, dan Dokumen Pendukung (Supporting Document) yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sah nya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber. Surat order pengiriman merupakan dokumen penting untuk memproses penjualan kredit kepada pembeli, berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari dokumen sebagai berikut:

1.      Surat order pengiriman

2.      Tembusan kredit (credit copy)

3.      Surat pengakuan (acknowledgement copy)

4.      Surat muat (bill of lading)

5.      Slip pembungkus (packing slip)

6.      Tembusan gudang (werehouse copy)

7.      Arsip pengawasan pengiriman (sales order follow-up copy)

8.      Arsip indek silang (cross-index file copy)

Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Dalam transaksi penjualan tunai, dokumen–dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut:

1.      Faktur penjualan tunai

2.       Pita register kas

3.      Bukti setor bank

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam transaksi retur penjualan adalah:

1.Memo kredit

2.Laporan penerimaan kas

E. Penerimaan Kas

Penerimaan Kas adalah sebuah prosedur penerimaan kas masuk baik dalam bentuk uang tunai, cek atau giro dan kliring untuk tagihan-tagihan yang dikirimkan kepada customer yang diakibatkan dari penjualan kredit atau tunai . .

F. Prosedur Penerimaan Kas

1. Prosedur Pencatatan nilai penjualan

2. Prosedur penerimaan kas dalam bentuk cek/giro/kliring.

3. mengecek nominal penerimaan dengan nilai outstanding tagihan

4. prosedur pecatatan jurnal penerimaan kas

G. Siklus Pendapatan PT. Rayas Triputra Sejati

Semakin berkembang pesat tekhnologi informasi, menuntut perusahaan untuk melakukan pembaharuan dan perbaikan sistem dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan, dari sistem sederhana dengan bantuan software excel diubah dengan perbantuan sebuah software akuntansi accurate yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, sehingga memudahkan perusahaan salah satunya dalam menjalankan siklus pendapatan.

Menurut Romney dan Steinbart (2012) dalam Soeryaatmadja et al (2015) siklus pendapatan terdiri dari empat aktivitas utama yaitu:

1.      Sales order entry atau pemesanan produk dan jasa oleh konsumen

a.       mengambil pesanan pelanggan

b.      Persetujuan kredit

c.       Memeriksa ketersediaan persediaan

d.      Menjawab permintaan pelanggan

2.      Shipping atau pengiriman produk

a.       Ambil dan pak pesanan

b.      Kirim pesanan

3.      Billing atau penagihan

a.       Penagihan

b.      Pemeliharaan data piutang usaha

c.       Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusn

4.      Cash Collections atau penerimaan uang

a.       Mengontrol Kas Masuk

b.      Mencatat penerimaan kas dalam Voucher  penerimaan kas

H. Bagian Terkait dalam Siklus Pendapatan

1.      Sales

Bagian Penjualan adalah tombak dari perusahaan, karna melalui bagian sales penjaringan customer menjadi tanggung jawabnya, bagaimana mengenalkan produk, menawarkan harga yang bersaing, memberikan pelayanan prima kepada customer. Bagian sales membuat sales quotation dan menerima sales order kemudian mencatat penerimaan detail pesanan barang customer.

2.      Gudang

Bagian gudang memiliki tanggung jawab untuk mengotorisasi pengeluaran barang atas sales order yang telah diterima, jika barang pesanan telah tersedia maka, dilanjutkan proses keluar barang dari gudang, dengan form yang diketahui gudang dan admin

3.      Admin

Bagian Admin memiliki tugas untuk menyiapkan seluruh dokumen terkait pengeluaran barang dengan form pengeluaran barang yang telah dikelarkan bagian gudang, kemudian admin membuat form delivery order, invoice dan fakur pajak yang akan dikirimkan bersama dengan barang.

4.      Keuangan/Akunting

Bagian keuangan memiliki peran untuk menandatangani dan mencatat seluruh tagihan yang akan dikirmkan kepada customer dan berkewaiban memantau pembayaran customer atas tagihan-tagihan yang outstanding, mengecek mutasi kas masuk kemudian mencatatnya kedalam penerimaan Kas.

I. Dokumen yang berkaitan dengan transaksi siklus pendapatan adalah sebagai berikut:

a.       Sales Quotation

b.      Sales order

c.       Fom pengeluaran barang

d.      Delivery order

e.       Invoice

f.       Faktur pajak

g.      Voucher penerimaan Kas

Catatan yang digunakan dalam Siklus Pendapatan

1.      Jurnal Penjualan

Pada jurnal penjulan terdapat catatan atas penjualan barang, deksripsi barang dan harga per item serta grand total tagihan

2.      Jurnal Penerimaan Kas

Pada jurnal penerimaan kas terdapat catatan atas jumlah kas diterima dari setiap transaksi pembayaran dari customer

3.      Jurnal Umum

Pada jurnal umum terdapat catatan atas harga pokok penjulan dan retur penjualan jika ada pengembalian barang yang tidak sesuai dengan yang diinginkan customer, atau barang diketahui terdapat cacat

4.      Buku Besar pembantu piuatang

Merupakan catatan bantuan atas jumlah piutang masing-masing customer untuk membantu pengendalian atas jumlah piutang yang beredar agar lebih mudah melihat customer yang sudah memasuki masa jatuh tempo dan mengontrol jumlah outsatnding piutang yang nantinya akan berguna dalam penilaian kelayakan sebuah customer untuk menerima kredit atau tidak.

5.      Kartu Stok Persediaan

Kartu stok berisi catatan atas barang masuk, keluar dan saldo akhir, kartu stok membantu untuk mengontrol arus keluar masuk barang dan memudahkan dalam melaksanakan stock opname dan mengetahui inventory turn over serta memutuskan untuk menjaga stok aman sebuah barang yang paling dibutuhkan customer agar selalu siap di gudang.

J. Prosedur Kerja dalam Proses Pendapatan

1. Prosedur Penjualan Tunai :

Bagian Penjualan (sales) :

a. Adanya surat permintaan (order) dari calon pembeli,

b. Negosiasi harga dengan mengirimkan quotation,

c. Menerima pesanan pembelian (PO) dari customer,

d. Konfirmasi ke bagian gudang untuk memeriksa persediaan barang dagang,

e. Jika tersedia, maka mengajukan pengeluaran barang persediaan ke bagian gudang. Jika tidak tersedia, konfirmasi ke bagian pembelian untuk order barang.

Bagian Persediaan/ Gudang :

a.Menerima pengajuan pengeluaran barang dari bagian penjualan,

b. Periksa dan cek barang persediaan

c. Jika tersedia, buatkan tanda terima barang keluar,

d. Catat dalam kartu stok dan buku persediaan,

e. Jika tidak tersedia, konfirmasi ke bagian pembelian barang untuk melakukan order barang.

Bagian Pengiriman :

a. Menyiapkan barang untuk dikirim kepada pembeli,

b. Periksa dan cek surat jalan, invoice/faktur, PO customer dengan barang yang akan dikirim,

c. Hitung dan periksa uang tunai yang dibayarkan oleh customer dengan teliti, kemudian serahkan ke bagian kasir,

d. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat dan tepat kepada konsumen.

Bagian Kasir/Accounting :

a. Membuat surat jalan, invoice/faktur/faktur pajak sesuai PO customer,

b. Hitung dan periksa uang tunai yang dibayarkan oleh customer,

c. Catat dalam jurnal penerimaan kas,

d. Arsip bukti transaksi dan catat dalam buku penjualan.

2. Prosedur Penjualan Kredit :

Bagian Penjualan (Sales) :

a. Adanya surat permintaan (order) dari pembeli,

b. Negosiasi dan perjanjian kredit dibuktikan dengan notulen

c. Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli,

d. Memeriksa aplikasi kredit, dan meminta persetujuan direktur,

e. Jika disetujui, customer mengirimkan surat pesanan pembelian (PO),

f. Konfirmasi ke bagian gudang untuk memeriksa persediaan barang dagang,

g. Jika tersedia, maka mengajukan pengeluaran barang persediaan ke bagian gudang. Jika tidak tersedia, konfirmasi ke bagian pembelian untuk order barang.

Bagian Persediaan :

a. Menerima pengajuan pengeluaran barang dari bagian penjualan,

b. Periksa dan cek barang persediaan,

c. Jika tersedia, buatkan tanda terima barang keluar,

d. Catat dalam kartu stok dan buku persediaan,

e. Jika tidak tersedia, konfirmasi ke bagian pembelian barang untuk melakukan order barang.

Bagian Pengiriman :

a. Menyiapkan barang untuk dikirim kepada pembeli,

b. Periksa dan cek surat jalan, invoice/faktur, PO customer dengan barang yang akan dikirim,

c. Hitung dan periksa uang tunai yang dibayarkan oleh customer dengan teliti, kemudian serahkan ke bagian kasir,

d. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat dan tepat kepada konsumen.

Bagian Kasir/Accounting :

a. Membuat surat jalan, invoice/faktur/faktur pajak sesuai PO customer,

b. Membuat dan menyerahkan dokumen penagihan (surat jalan asli, faktur/faktur pajak, copy PO) ke customer,

c. Menerima dan mengarsip tanda terima dokumen penagihan.

d. Mencatat transaksi dalam jurnal piutang dagang,

e. Arsip transaksi dan catat dalam buku piutang dagang,

f. Konfirmasi ke customer jika piutang sudah jatuh tempo,

g. Cek dan periksa bukti transfer dengan buku rekening jika sudah ada konfirmasi pembayaran piutang dari customer,

g. Konfirmasi ke customer jika pembayaran sudah diterima dengan benar.

Sumber :

Soeryaatmadja, Michelle dan Paulina Permatasari.2015 “ Pengendalian Internal Siklus Pendapatan dan Bisnis Situs Online Situs BB.Com, Jurnal Volume 19- Nomor 1 2015 Universitas Katolik Parahyangan (diakses 18 Mei jam 14:00)

Heni Hendarti, Modul, sis.binus.ac.id/2014/05/09/sistem-informasi-akuntansi-siklus-pendapatan/ (diakses 18 Mei jam 14:20)

Nur Fakhrur Razy “Analisa Pengendalian Internal Atas siklus Pendapatan Jasa (studi kasus Pada Hotel Montana Griyadi Malang.2012 (diakses 17 Mei 2018 jam 21:30)

Gracia, M.D Manopo, Grace B.Nangoi, Victoria Z.Tiyaroh.2016 “Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Siklus Pendapatan Pada PT.PLN (Persero Area Manado) Jurnal Universitas Sam Ratulangi Manado, ISSN 2303 -1174 Vol.4 no1 Maret 2016 Hal 826-836.(diakses Tanggal 17 Mei 2018 jam 22:00)