Siklus Produksi Implementasi pada PT. API

SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

(SI – PI)

Siklus Produksi

Implementasi pada PT. API

Dosen :

Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

Dibuat oleh :

Min Sururi Anfusina

(55517120053)

A. Siklus Produksi

Siklus produksi merupakan salah satu bagian yang terkait dengan sistem pemrosesan transaksi, pada PT. API proses produksi terkait dengan aktifitas membuat barang mentah menjadi barang jadi, PT API merupakan perusahaan yang memproduksi bagian aksesoris untuk berbagai jenis sepatu,namun sampai sekarang spesifikasi aksesoris yang dibuat adalah jenis sepatu running dan sports dalam menghasilkan produk yang berkualitas dan sesuai dengan pemesanan maka diperlukan sebuha sistem informasi pada siklus produksi selain harapan produk berkualitas tinggi, proses kerja yang efisien dan efektif serta mudah untuk dilaksanakan penting dalam sebuah proses produksi.

Menurut Kirana (2013) Sistem Produksi adalah sebuah subsistem dari sistem informasi akuntansi yang berada di dalam kategori transaction processing system (TPS). Sistem ini adalah sistem yang berisi serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang mempunyai hubungan dengan proses pembuatan suatu produk. Sistem ini tentunya berhubungan secara langsung dengan sub-sistem yang lain seperti siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklsus buku besar dan pelaporan.

Siklus produksi merupakan serangkaian kegiatan utama dalam perusahaan manufaktur Tujuan utama dari siklus produksi adalah untuk mempermudah perubahan bahan baku menjadi produk jadi. Selain itu siklus produksi bertujuan untuk menjaga tingkat mutu produk, karena dalam siklus produksi mencakup fungsi-fungsi perencanaan dan pengedalian produksi, pengolahan bahan baku, penyelesaian dan transfer barang jadi. Apabila fungsi-fungsi tersebut dapat berjalan dengan benar maka akan menghasilkan produk yang bermutu sesuai dengan keinginnan perusahaan maupun pelanggan.(Hastoni et al, 2005)

B. Aktifitas- Aktifitas dalam Siklus Prouksi

Aktivitas-aktivitas dalam sistem produksi meliputi :

1) Perancangan produk (product design),

Tahap pertama dalam suatu sistem produksi adalah merancang sebuah produk. Kegiatan ini mempunyai tujuan untuk merancang sebuah produk yang memenuhi kualitas, lama pengerjaan, dan biaya produksi seperti yang diinginkan oleh pelanggan.

Ada beberapa dokumen yang dihasilkan dari kegiatan ini, diantaranya adalah :

a)      Daftar Kebutuhan Bahan (Bill of Material), sebuah dokumen yang berisi rincian bahan baku, baik spesifikasi, kode, nama, dan kauntitas setiap bahan baku yang akan digunakan dalam produksi

b)      Daftar kegiatan (operation list/routing sheet) dokumen yang berisi ketetapan tenaga kerja dan juga syarat mesin yang akan digunakan untuk membuat produk. Dokumen ini juga menjabarkan secara jelas tahap-tahap yang diperlukan untuk membuat produk

2) Perencanaan dan penjadwalan (planning & scheduling)

Tahap selanjutnya dari sistem produksi adalah untuk membuat rencana dan jadwal dari aktivitas produksi . Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memastikan produksi dilakukan untuk memenuhi pesanan yang ada menjadi efisien, dan memungkinkan untuk memenuhi permintaan jangka pendek, tanpa menghasilkan jumlah produk yang berlebih. Terdapat 2 metode untuk membuat rencana produksi (Romney, 2012) dalam Kirana (2013), yaitu :

a)      Perencanaan Sumber Daya Manufaktur (Manufacturing Resource Planning/MRP-II). Metode ini merupakan metode yang bertujuan untuk menyeimbangkan antara kapasitas produksi yang saat ini dimiliki perusahaan dengan kebutuhan bahan baku untuk memenuhi permintaan pembelian yang diramalkan akan terjadi. Istilah lain dari metode ini adalah push manufacturing system, karena barang diproduksi atas dasar ekspektasi permintaan konsumen

b)      Sistem manufaktur Just-in-time (JIT). Metode ini bertujuan untuk meminimalisasi atau menghapuskan persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi.

Just in Time (JIT) mendasarkan pada delapan kunci utama, yaitu :

·         menghasilkan produk yang sesuai dengan jadwal yang didasarkan pada permintaan.

·         memproduksi dengan jumlah kecil

·         menghilangkan pemborosan

·         memperbaiki aliran produksi

·         menyempurnakan kualitas produk

·         orang-orang yang tanggap

·         menghilangkan ketidakpastian

·         penekanan pada pemeliharaan jangka panjang.

Menurut Kirana (2013) ada bebrapa persyaratan dalam penerapan sistem JIT, yaitu:

a.       Organisasi Pabrik

b.      Pelatihan/Tim/keterampilan

c.       Membentuk Aliran/Penyederhanaan

d.      Kanbal Pull System

e.       Visibiltas / pengendalian visual

f.       Eliminasi Kemacetan

g.      Ukuran Lot Kecil Dan Pengurangan Waktu Setup.

h.      Total Productive Maintance

i.        Kemampuan  Proses, Statistical Proses Control (SPC) dan Perbaikan Berkesinambungan.

j.        penekanan pada pemeliharaan jangka panjang.

3) kegiatan produksi (production)

Tahap selanjutnya dari siklus produksi adalah melakukan  proses produksi, pada tiap-tiap perusahaan aktifits ini memiliki perbedaan tergantung dari jenis barang yang diproduksi nya, atau segmen usahanya.

4) Akuntansi Biaya

Akuntansi biaya merupakan tahap akhri dari proses produksi, menurut Kirana (2013) tujuan dari akuntansi Biaya adalah sebagai berikut:

                                      1.         Menghasilkan informasi yang berguna untuk perencanaan, pengendalian, dan pengendalian kerja dari sebuah  kegiatan  produksi

                                      2.         Menghasilkan informasi yang terperinci dan akurat tentang biaya produksi sehingga bisa menjadi dasar untuk menentukan harga (pricing) dan membantu manajemen untuk mengambil keputusan mengenai bauran produk (product mix) yang akan digunakan oleh perusahaan.

1.      Menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk menetapkan nilai persediaan dan harga pokok penjualan

a. Metode Pengumpulan Biaya

1) Data penggunaan material

2) Data biaya tenaga kerja langsung

3) Data penggunaan mesin dan peralatan

b.  Metode Akumulasi Biaya

1. Job order costing

Pendekatan umum langkah-langkah job costing adalah sebagai berikut :

a)  Identifikasikan job yang dipilih untuk menjadi objek biaya. Job tersebut berdasarkan dokumen sumber yaitu catatan asli yang mendukung entri jurnal dalam sistem akuntansi, salah satunya di antaranya adalah job cost record (job cost sheet), yaitu catatan dan akumulasi biaya yang dibebankan ke job tertentu, dimulai saat job tersebut mulai dikerjakan.

2) Identifikasikan biaya langsung dari job, yaitu:

a. Direct materials

b. Direct manufacturing labor.

3) Pilih dasar alokasi biaya yang digunakan untuk mengalokasikan biaya tidak langsung ke job.

4)  Identifikasikan biaya tidak langsung yang terasosiasikan dengan setiap dasar alokasi biaya

5)  Hitung tarif (rate) per unit dari setiap dasar alokasi biaya yang digunakan untuk mengalokasikan biaya tidak langsung ke job

6) Hitung biaya tidak langsung yang dialokasikan ke masing-masing job

7) Hitung total biaya dari setiap job dengan menjumlahkan biaya langsung danbiaya tidak langsung yang telah ditempatkan pada masing-masing job

2. Process Costing

Sistem process costing membagi total keseluruhan biaya produksi dengan total unit barang atau jasa yang diproduksi sehingga diperoleh biaya per unit

Hansen dan Mowen (2007) dalam Kirana (2013) mendefinisikan lima langkah dalam sistem process costing:

a).    Membuat ringkasan arus unit fisik output. Tujuannya adalah untuk melacak unit fisik produksi. Unit fisik adalah jumlah satuan unit yang berada dalam tiap tahap produksi. Analisis dilakukan dengan membuat daftar arus fisik yang terdiri atas unit yang masuk di awal dengan unit yang keluar menjadi barang akhir dan WIP akhir.

b).    Menghitung output dalam unit ekuivalen. Setelah mendapat informasi unit fisik barang, unit ekuivalen dihitung dengan mengalikan unit fisik dengan persentase penyelesaian tahap produksi di departemen tersebut. Perbedaan metode weighted average dengan FIFO adalah unit ekuivalen WIP awal tidakdihitung sebagai bagian dari total unit ekuivalen, hanya unit ekuivalen periode saat ini saja yang dihitung. Sementara weighted average menghitung seluruh unit ekuivalen yang masuk dalam tahap produksi karena menghitung kembali sisa unit ekuivalen dari pekerjaan periode sebelumnya dimasukkan menjadi unit periode ini.

c).    Menghitung total manufacturing cost. Seluruh biaya yang dikeluarkan pada periode ini dalam rangka menghasilkan produk dihitung untuk selanjutnya dibagi dengan total unit ekuivalen. Perlu diingat bahwa biaya yang dikeluarkan untuk persediaan awal harus dikecualikan dari perhitungan manufacturing cost periode ini.

d).   Menghitung valuasi persediaan. Total manufacturing cost dibagi dengan masing- masing unit ekuivalen dalam WIP dan barang jadi. Langkah ini akan memberi informasi pada manajemen berapa biaya yang terkandung per unit ekuivalen dalam tiap tahap produksi. Dengan mengalikan biaya per unit dengan total manufacturing cost, manajemen dapat mengetahui nilai persediaan (WIP dan barang jadi) awal, persediaan yang ditransfer ke gudang, dan persediaan akhir

e).    Membuat rincian rekonsiliasi biaya dengan menyiapkan production report. Laporan ini menunjukkan total biaya yang dibebankan ke dalam produksi periode ini. Selain itu, laporan ini juga memberikan informasi biaya WIP awal, persediaan barang jadi, dan WIP akhir sekaligus memberikan informasi biaya yang ditransfer ke departemen berikutnya atau ke gudang.

C. Fungsi Terkait Siklus Produksi

Siklus produksi di dalam perusahaan melibatkan fungsi penjualan, fungsi produksi, fungsi perencanaan dan pengawasan produksi, , fungsi gudang, dan fungsi akuntansi biaya; yakni (Mulyadi, 2001):

1. Fungsi penjualan, dalam perusahaan yang berproduksi secara massa, order produksi umumnya ditentukan bersama dalam rapat bulanan antara fungsi pemasaran dan fungsi produksi. Fungsi penjualan melayani order dari langganan berdasarkan persediaan produk jadi yang ada di gudang.

2. Fungsi produksi, fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan perintah produksi bagi fungsi-fungsi yang ada di bawahnya yang akan terkait dalam pelaksanaan proses produksi guna memenuhi permintaan produksi dari fungsi penjualan. Dalam perusahaan yang besar, fungsi produksi biasanya dibantu oleh fungsi perencanaan dan pengawasan produksi dalam pembuatan order produksi tersebut. Order produksi tersebut dituangkan dalam bentuk tertulis dalam dokumen yang disebut surat order produksi. Surat order produksi ini dilampiri dengan surat kebutuhan bahan dan daftar kegiatan produksi Fungsi ini bertanggung jawab atas pelaksanaan produksi sesuai dengan surat order produksi dan daftar kebutuhan bahan serta daftar kegiatan produksi yang melampiri surat order produksi tersebut.

3. Fungsi perencanaan dan pengawasan produksi, fungsi ini merupakaan fungsi staff yang membantu fungsi produksi dalam merencanakan dan mengawasi kegiatan produksi. Perencanaan produksi diwujudkan dalam perhitungan rencana kebutuhan bahan dan peralatan yang akan digunakan untuk memproduksi pesanan yang diterima dari fungsi penjualan. Rencana produksi dituangkan oleh fungsi ini dalam dokumen daftar kebutuhan bahan dan daftar kegiatan produksi

4. Fungsi gudang, fungsi ini bertanggung jawab atas pelayanan permintaan bahan baku, bahan penolong dan barang lain yang digudangkan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima produk jadi yang diserahkan oleh fungsi produksi

5. Fungsi akuntansi biaya, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat konsumsi berbagai sumber daya yang digunakan untuk memproduksi pesanan. Pencatatan biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overhead pabrik untuk pesanan tertentu dilakukan oleh fungsi ini dalam kartu harga pokok produk. Biaya overhead pabrik yang sesungguhnya terjadi dicatat oleh fungsi ini dalam kartu biaya

D. Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam siklus produksi adalah (Mulyadi, 2001):

1.      Surat order produksi, dokumen ini merupakan surat perintah yang dikeluarkan oleh departemen produksi yang ditujukan kepada bagian-bagianyang terkait dengan proses pengolahan produk untuk memproduksi sejumlah produk dengan spesifikasi, cara produksi, fasilitas produksi, dan jangka waktu seperti yang tercantum dalam surat order produksi tersebut

2.      Daftar kebutuhan bahan, dokumen ini merupakan daftar jenis dan kuantitas bahan baku yang diperlukan untuk memproduksi produk seperti yang tercantum dalam surat order produksi.

3.      Daftar kegiatan produksi, dokumen ini merupakan daftar urutan jenis kegiatan dan fasilitas mesin yang diperlukan untuk memproduksi produk seperti yang tercantum dalam surat order produksi.

4.      Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, dokumen ini digunakan oleh fungsi produksi untuk meminta bahan baku dan bahan penolong untuk memproduksi produk yang tercantum dal surat order produksi, dokumen ini juga berfungsi sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang.

5.      Bukti pengembalian barang gudang, dokumen ini digunakan untuk mengembalikan bahan baku dan bahan penolong ke fungsi gudang, ini dikarenakan adanya sisa bahan baku dan bahan penolong yang tidak dipakai dalam proses produksi.

6.      Kartu jam kerja, dokumen ini mencatat jam kerja tenaga kerja langsung yang dikonsumsi untuk memproduksi produk yang tercantum dalam surat order produksi.

7.       Laporan produk selesai, dokumen ini berfungsi untuk memberitahukan selesainya produksi pesanan tersebut kepada fungsi perencanaan dan pengawasan produksi, fungsi gudang, fungsi penjualan dan fungsi akuntansi persediaan dan fungsi akuntansi biaya.

8.      Bukti memorial (journal voucher), dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan depresiasi aktiva tetap berwujud, amortisasi sewa dan aktiva tidak berwujud, dan pembebanan biaya overhead pabrik kepada produk berdasarkan tarif yang ditentukan di muka.

9.      Bukti kas keluar, dokumen ini digunakan untuk mencatat biaya-biaya yang dibayar lewat kas.

E. Pelaksanaan Siklus Produksi pada PT. API

Berikut merupakan aktifitas –aktifitas yang terkait dengan siklus produksi pada PT. API

1)      Tahap Pengenalan Produk

Pada tahap ini bagian sampling yang berwenang untuk mengerjakan produk-produk yang akan dipesan oleh customer, customer akan memberikan ga,bar cetak model sepatu dan bentuk aksesoris yang diinginkan dari berbagai macam jenis aksesoris dari beberapa model sepatu kemudian bagian sampling menyiapkan bentuk sampel aksesoris dari sekian model yang disiapkan di bagian luxy (merupakan sub bagian dari sampel) model yang disetujui customer kemudia masuk dalam promo sampel, setelah semua sudah sesuai kemudian dibuatkan bentuk form cofirm barang yang berisi nama barang, nomer pemesanan, jumlah pemesanan, komponen-komponen yang dibutuhkan, seluruh detail barang dijelaskan pada dokumen confirm tersebut.

2)      Tahap Perencanaan Kerja

Pada tahap ini seluruh ketua regu, mandor, pengawas menyusun kerangka kerja yang harus di laksanakan untuk memproses pemesanan yang telah dikirimkan customer berdasarkan form confirm,kerangka kerja berisi prosedur kerja yang diharus dilaksakan untuk memproses barang, jadwal kerja, bagaimana mencapai target dan kualitas barang yang tebaik.

3)      Tahap Produksi

Tahap selanjutnya dari siklus produksi adalah melakukan  proses produksi, pada tahap ini barang pesananan diproduksi dengan acuan kernagka kerja yang telah dibuat, kegiatan yang dilakukan di pada proses produksi pertama adalah dipegang oleh bagian operator, bagian operator yang bertanggung jawab membuat barang setengah jadi tersebut menjadi barang jadi sesuai pesanan, kemudian setelah barang diselesaikan oleh operator selanjutanya akan masuk ke bagian finishing. Bagian finishing disini bertugas menyelesaikan proses akhir barang, memastikan barang dalam keadaan baik dan sudah sesuai dengan pesanan yang diminta, selanjutanya setelah bagian finsihing barang akan masuk ke bagian Quality Assurance. bagaian QA bertanggung jawab atas kualitsa barang sebelum dikirm ke customer, memastikan bahwa barang yng diproduksi telah lolos dari kecatatan produksi, memastikan jumlah barang jadi sesuai dengan jumlah pesanan yang diminta, untuk itu bagian QA juga memegang dokumen confirm barang, karna dasar pengecekan pemesanan berdasarkan form tersebut.

4)      Akuntansi Biaya

Pada PT. API metode pengakumulasian biaya dilakukan dengan metode job order costing , dimana metode job order costing adalah cara perhitungan harga pokok produksi untuk produk yang dibuat berdasarkan pesanan. Apabila suatu pesanan diterima segera dikeluarkan perintah untuk membuat produk sesuai dengan spesifikasi masing-masing pesanan. Untuk mempermudah perhitungan biaya produksi tiap-tiap pesanan maka masing-masing produk yang dikerjakan diberi nomor identitas. Karna tiap proses produksi yang dijalankan oleh PT. API hanya dikerjakan berdasarkan pesanan terlebih dahulu dari customer, maka dari itu perhitungan berdasarkan job order costing dirasa lebih relevan untuk dilaksakan.

F. Dokumen Terkait Siklus Produksi di PT. API

1. Pemesanan barang

2. Material Request

3. Form Confirm

4. Form Barang keluar

5. Laporan Barang selesai

6. Kartu Jam Kerja

Sumber :

Kirana, Wirabhama. 2013, “Analisis Sistem Informasi Akuntansi Siklus Produksi Pada PT X”, Laporan akhir magang,Universitas Indonesia,2013. (diakses 30 Mei 218 jam 15:30)

Hastoni dan Toni Andrianto.2005 “Penerapan Sistem dan Prosedur Produksi Studi kasus pada PT. Griver River International, Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol 5 no 2, Oktober 2005:99-105, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Kesatuan Bogor . (diakses 31 Mei 2018 jam 14:30)

Sistem Informasi Siklus Produksi 2014 e-journal.uajy.ac.id/6738/3/EA217930.(diakses 30 Mei 218 jam 14:00)